การลงพื้นที่จัดระบบเอกสารใบลานให้กับชุมชนในจังหวัดขอนแก่นและร้อยเอ็ด ของเจ้าหน้าที่โครงการอนุรักษ์ใบลานภาคตะวันออกเฉียงเหนือ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม ได้ดำเนินการมาอย่างต่อเนื่อง โดยในวันที่ 26-27 มีนาคม และ 4-6 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2552 เจ้าหน้าที่ได้ลงพื้นที่ที่วัดบ้านปาฝา (โพธาราม) ต.ปาฝา อ.จังหาร จ.ร้อยเอ็ด  
   
   วัดบ้านปาฝา เป็นวัดเก่าแก่ที่สร้างเมื่อ พ.ศ. 2290 ปัจจุบันมีพระครูบวรโพธารักษ์ อายุ 64 ปี เป็นเจ้าอาวาสวัด โดยท่านสามารถอ่านอักษรธรรม อักษรขอม และอักษรไทยน้อยได้  
   
   เมื่อเดินทางถึงวัด เจ้าหน้าที่ก็ได้รับความเมตตาเป็นอย่างดีจากเจ้าอาวาสวัด และผู้แทนชุมชน ท่านได้เปิดศาลาการเปรียญหลังเดิมซึ่งเป็นสถานที่เก็บของเก่ารวมถึงตู้พระธรรมและหีบพระธรรมไว้เป็นจำนวนมาก ให้เจ้าหน้าที่ดำเนินงานอย่างเต็มที่
 
 
     
 
 
ภาพลักษณะการจัดเก็บเอกสารใบลานที่วัดบ้านปาฝา
   จากการสำรวจเอกสารใบลาน และช่วยทำความสะอาดศาลาการเปรียญในเบื้องต้น พบว่า เอกสารใบลานมีความสกปรกและชำรุดมาก บ้างคองด บิดเบี้ยว เนื่องมาจากการนำเอกสารใบลานไว้ด้านนอกหีบพระธรรม ทำให้เอกสารโดนฝนสาด และมีจำนวนไม่น้อยที่ปลวกกินจนสภาพชำรุดมาก ซ่อมแซมไม่ได้ นอกจากนี้ตู้พระธรรมบางส่วนยังถูกปลวกแทะจนเสียหายอีกด้วย
 
     
การทำความสะอาดศาลาการเปรียญ และขนย้ายใบลานออกมาจัดระบบ
     เมื่อลงมือทำความสะอาดศาลาการเปรียญ และขนเอกสารใบลานทั้งหมดออกมาไว้บริเวณที่จะดำเนินการจัดระบบเอกสารใบลานแล้ว เจ้าหน้าที่ก็เริ่มทำความสะอาดใบลานที่สกปรกมากเสียก่อน พร้อมกันนั้นยังทำหน้าที่ซ่อมสายสนองที่ชำรุดและขาดหายไปเป็นส่วนมากให้ใบลานมีสภาพที่สมบูรณ์ที่สุด สามารถอ่านและค้นหาชื่อเรื่องหรือข้อมูลสำหรับบันทึกลงในบัตรรายการได้ในลำดับต่อไป  
           
สภาพเอกสารใบลานของวัดบ้านปาฝา
   
ภาพผู้เฒ่า ผู้แก่ และผู้นำชุมชนบางส่วน มาเฝ้าสังเกตการณ์และร่วมอ่านอักษรโบราณอีสาน
   เมื่อทำความสะอาดใบลานเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่จึงดำเนินการอ่านชื่อเรื่อง แยกหมวดหมู่เอกสารใบลานที่แตกผูก ให้อยู่ในกลุ่มเดียวกัน และรวมใบลานที่อยู่ในชื่อเรื่องหรือชุดเดียวกันให้ครบชุด จากนั้นบันทึกข้อมูลลงในบัตรบันทึก ห่อผ้าใหม่ และในกรณีที่ผ้าห่อเดิม มีสภาพที่สมบูรณ์และสวยงาม ทางเจ้าหน้าที่ก็ใช้ห่อเอกสารใบลานไว้ดังเดิมและใช้ผ้าขาวใหม่ห่อทับอีกที ซึ่งในระหว่างที่ดำเนินงานอยู่นั้น ทางเจ้าอาวาสและผู้เฒ่าผู้แก่ หรือผู้นำชุมชนก็ได้ให้ความสนใจเป็นอย่างดี